home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best of Shareware / Best of PC Windows Shareware 1.0 - Wayzata Technology (7111) (1993).iso / mac / ZIPPED / DOS / HOME / GSTR10.ZIP / TRACKER.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-10-01  |  36KB  |  926 lines
  1.  
  2.                                       XX
  3.                                       XX
  4.                                     XXXXXX
  5.                                     XXXXXX
  6.                                   XXXXXXXXXX
  7.                                 XXXXXXXXXXXXXX
  8.                                 XXXXXXXXXXXXXX
  9.                               XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  10.                               XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  11.                             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  12.                             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  13.                           XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  14.          ROBERT           XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  15.        BARRENTINE       XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX        Copyright
  16.                         XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX           1992  
  17.         Presents        XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX        All Rights
  18.                       XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX       Reserved.
  19.       XXXXXXXXXXXX    XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX    XXXXXXXXXXXX
  20.   XXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  21. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  22. XXXXXXXXXXXXXXXXXX                                          XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  23. XXXXXXXXXXXXXXXXXX         GS TROOP TRACKER  VER. 1.0       XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  24. XXXXXXXXXXXXXXXXXX      An AUTOMATED Troop Records Book     XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  25. XXXXXXXXXXXXXXXXXX     Specifically Tailored for Units of   XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  26. XXXXXXXXXXXXXXXXXX        the Girl Scouts of the U.S.A.     XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  27. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  28. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  29. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  30. XXXXXXXXXXXXXX            XXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXX            XXXXXXXXXXXXXX
  31. XXXXXXXXXXXX                XXXXXXSSXXXXXXSSXXXXXX                XXXXXXXXXXXX
  32.   XXXXXXXX                  XXXXXXSSXXXXXXSSXXXXXX                  XXXXXXXX
  33.   XXXXXXXX                    XXXXSSXXXXXXSSXXXX                    XXXXXXXX
  34.     XXXX                      XXXXSSXXXXXXSSXXXX                      XXXX
  35.       XX                    MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM                    XX
  36.                             MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
  37.                             MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
  38.                               XXXXSSXXXXXXSSXXXX
  39.             X               /XXXXXSSXXXXXXSSXXXXX\               X
  40.             XX            /XXXXXXXSSXXXXXXSSXXXXXXX\            XX
  41.             XXX\        /XXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXX\        /XXX
  42.             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  43.             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  44.             XXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  45.               XXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXX
  46.                 XXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXX
  47.                   XXXXXX      XXXXXXXXXXXXXXXXXX      XXXXXX
  48.                                 XXXXXXXXXXXXXX
  49.                                   XXXXXXXXXX
  50.                                     XXXXXX
  51.                                       XX
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                    WELCOME TO GS TROOP TRACKER 1.0!
  56.  
  57.                    An OVERVIEW OF GS TROOP TRACKER
  58.  
  59.      GS TROOP TRACKER is a menu driven program which stores valuable 
  60. information on the Girls and Leaders of a Unit and presents that 
  61. information in various reports of use to the Unit during its operation.
  62.  
  63.      Before any reports can be produced from the GS TROOP TRACKER 
  64. program, the user must give GS TROOP TRACKER certain data to process. 
  65. This input process starts by adding records to a troop roster. It is 
  66. continued by updating individual Girl or Leader records with the 
  67. details of their Registration record, Camping Experience, Service 
  68. Record, Leadership served, Achievements attained and information on 
  69. any/all Training received. The process continues by the addition of 
  70. relevant details from all Events and Trips in which the unit 
  71. participates.
  72.  
  73.      Depending upon the amount of data provided to GS TROOP TRACKER, 
  74. the program will generate Girl and Leader rosters as well as a roster 
  75. of Former Troop members; three different types of mailing labels; an 
  76. individual record for each Girl or Leader; and other reports detailing 
  77. honors in the Unit and skills mix of the unit.
  78.  
  79.  GS TROOP TRACKER requires 256K RAM and runs better on a hard disk 
  80. system, although it will run more than adequately on a floppy disk 
  81. drive system with High Density 5.25" drives or Double Density 720K 
  82. 3.5" drives. The number of Girls/Leaders which the system can track is 
  83. limited only by the amount of storage medium; systemically, GS TROOP 
  84. TRACKER is designed to accommodate up to 499 Girls and 500 Leaders 
  85. before requiring a total purging.
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.                                   i
  110.                            GS TROOP TRACKER
  111.  
  112.                           TABLE OF CONTENTS
  113.  
  114.  
  115.      SECTION   SUBJECT                             PAGE
  116.      NUMBER                                        NUMBER
  117.  
  118.                Overview                              i
  119.                Table of Contents                    ii
  120.                Definition of Shareware             iii
  121.                GS TROOP TRACKER Use Agreement      iii
  122.        1       Making Backup Copies                  1
  123.        1       Setting Up GS TROOP TRACKER           1
  124.        2       Adding Data to the Unit Roster        2
  125.        3       Editing Data in the Unit Roster       3
  126.        4       Deleting Data from GS TROOP TRACKER   3
  127.        5       Updating an Individual's Record       4
  128.        6       Adding Unit Activities                4
  129.        7       Printing Rosters or Labels            5
  130.        8       Printing Specified Reports            6
  131.        9       Backing Up GS TROOP TRACKER Data to
  132.                     Floppy Disk                      6
  133.       10       Redefining Your Printer               7
  134.                License                               A
  135.                GS TROOP TRACKER Registration Form    B
  136.                Supported Printer Listing             C
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.                                   ii
  168.  
  169.                        DEFINITION OF SHAREWARE
  170.  
  171.      Shareware distribution gives users a chance to try software 
  172. before buying it. If you try a Shareware program and continue using 
  173. it, you are expected to register. Individual programs differ on 
  174. details -- some request registration while others require it, some 
  175. specify a maximum trial period. With registration, you get anything 
  176. from the simple right to continue using the software to an updated 
  177. program with printed manual. 
  178.      Copyright laws apply to both Shareware and commercial software, 
  179. and the copyright holder retains all rights, with a few specific 
  180. exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished 
  181. programmers, just like commercial authors, and the programs are of 
  182. comparable quality. (In both cases, there are good programs and bad 
  183. ones!) The main difference is in the method of distribution. The 
  184. author specifically grants the right to copy and distribute the 
  185. software, either to all and sundry or to a specific group. For 
  186. example, some authors require written permission before a commercial 
  187. disk vendor may copy their Shareware. 
  188.      Shareware is a distribution method, not a type of software. You 
  189. should find software that suits your needs and pocketbook, whether 
  190. it's commercial or Shareware. The Shareware system makes fitting your 
  191. needs easier, because you can try before you buy. And because the 
  192. overhead is low, prices are low also. Shareware has the ultimate 
  193. money-back guarantee -- if you don't use the product, you don't pay 
  194. for it.
  195.  
  196.                     GS TROOP TRACKER USE AGREEMENT
  197.  
  198.      GS TROOP TRACKER is a "shareware program" and is provided at no 
  199. charge to the user for evaluation. Feel free to share it with your 
  200. friends, but please do not give it away altered or as part of another 
  201. system. The essence of "user-supported" software is to provide 
  202. personal computer users with quality software without high prices, and 
  203. yet to provide incentive for programmers to continue to develop new 
  204. products. If you find this program useful and find that you are using 
  205. GS TROOP TRACKER and continue to use GS TROOP TRACKER after a 
  206. reasonable trial period (30 DAYS), you must make a registration 
  207. payment of $35.00 (PLUS $1.75 SALES TAX for Residents of the State of 
  208. Maryland) to ROBERT BARRENTINE. 
  209.      The $35.00 registration fee will license one copy for use on any 
  210. one computer at any one time. You must treat this software just like a 
  211. book. An example is that this software may be used by any number of 
  212. people and may be freely moved from one computer location to another, 
  213. so long as there is no possibility of it being used at one location 
  214. while it's being used at another. Just as a book cannot be read by two 
  215. different persons at the same time. 
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.                                  iii
  225.      Anyone distributing GS TROOP TRACKER for any kind of remuneration 
  226. must first contact ROBERT BARRENTINE at the address below for 
  227. authorization. This authorization is automatically granted to 
  228. distributors recognized by the Association of Shareware Professionals 
  229. as adhering to its guidelines for shareware distributors, and such 
  230. distributors may begin offering GS TROOP TRACKER immediately; however 
  231. ROBERT BARRENTINE must still be advised so that the distributor can be 
  232. kept up-to-date with the latest version of GS TROOP TRACKER. Mail such 
  233. notification to Robert Barrentine, 321 1/2 Gorman Avenue, Laurel, MD 
  234. 20707-4707  USA
  235.  
  236.      You are encouraged to pass a copy of GS TROOP TRACKER along to 
  237. your friends for evaluation. Please encourage them to register their 
  238. copy if they find that they can use it. All registered users will 
  239. receive Support as described in Appendix A to this Manual.
  240.  
  241.      This program is produced by a member of the Association of 
  242. Shareware Professionals (ASP). The ASP wants to make sure that the 
  243. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a 
  244. shareware-related problem with an ASP member by contacting that member 
  245. directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can help you 
  246. resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not provide 
  247. technical support for member's products. Please write to the ASP 
  248. Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a Compuserve 
  249. message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.                                   iv
  281.                 1.0 RUNNING SETUP FOR GS TROOP TRACKER
  282.  
  283.      1.0 SYSTEM CONSIDERATIONS. GS TROOP TRACKER will operate better 
  284. if your CONFIG.SYS file contains these commands:
  285.                FILES = 20
  286.                BUFFERS = 20
  287. Additionally, the PATH command in your AUTOEXEC.BAT file should allow 
  288. for a search of both drives [PATH = A:\;B:\], if on a double drive 
  289. system. The PATH statement for a hard disk system need not include the 
  290. TRACKER subdirectory, but may do so if that is your desire.
  291.  
  292.      1.1 SETUP.EXE, included on the installation diskette, is a 
  293. program that should be run prior to attempting to run GS TROOP TRACKER 
  294. for the first time. It will ask you for certain information that it 
  295. needs to build the various constants that will be referred to during 
  296. the running of the GS TROOP TRACKER program.
  297.  
  298.      1.2 MAKING BACKUP COPIES OF GS TROOP TRACKER
  299.  
  300.      1.2.1 Double Disk Drive Systems. If you will be running GS TROOP 
  301. TRACKER on a double disk drive system, make backup copies of the 
  302. distribution diskettes BEFORE running SETUP. This will allow you to 
  303. run SETUP at a later time should you move or purchase a computer with 
  304. different storage medium configurations. There are no hidden files on 
  305. the distribution diskette(s) so that you may use either "COPY" or 
  306. "DISKCOPY" to copy the files. Store your distribution diskette(s) 
  307. somewhere safe until you need them again.
  308.  
  309.      1.2.2. Hard Drive Systems. GS TROOP TRACKER is designed to 
  310. operate on any ONE subdirectory of a hard disk system; the writer 
  311. recommends using "TRACKER" but the naming of this subdirectory is 
  312. totally up to the user. Once the subdirectory is created ["MD 
  313. <subdirectory name>"], move to that subdirectory ["CD <subdirectory 
  314. name>"], and copy all files ["COPY A:*.*", once for each diskette] 
  315. into that subdirectory. Store your distribution diskette(s) somewhere 
  316. safe until you need them again.
  317.  
  318.      1.3 RUNNING SETUP.EXE. If installing GS TROOP TRACKER on a hard 
  319. disk, simply type "SETUP <cr>" while in the subdirectory which 
  320. contains the GS TROOP TRACKER files. If installing GS TROOP TRACKER on 
  321. a double disk drive machine, ensure that the disk with TRACKER.EXE is 
  322. in drive B and the disk with SETUP.EXE is in drive A.
  323.  
  324.      1.3.1 RESPONDING TO SETUP. Setup will ask you for your Council 
  325. name and Neighborhood. After you respond to these questions, SETUP 
  326. will ask for your Unit and Number; here you should type in either 
  327. "TROOP nnnn" (where nnnn is the national number assigned to your 
  328. unit). SETUP will then ask if GS TROOP TRACKER will be running on a 
  329. hard disk system. Respond "Y" or "N", as appropriate. If you are 
  330. installing GS TROOP TRACKER on a hard disk, SETUP will ask for the 
  331. drive and your preferred backup drive. SETUP will then repeat the 
  332. information you have typed in to insure that what you see is what you 
  333. want. Type "Y" to accept the data or "N" to return SETUP to a place in 
  334. the program where it will request the data again.
  335.  
  336.                                  -1-
  337.  
  338.      1.3.2 WHAT IS SETUP DOING? All that SETUP is doing is creating a 
  339. file [IDENT.MEM] that will be invoked during the running of GS TROOP 
  340. TRACKER so that GS TROOP TRACKER will know where it is to operate and 
  341. how to refer to your council and unit.
  342.  
  343.      1.4 RUNNING GS TROOP TRACKER. To run GS TROOP TRACKER, type 
  344. "GSTROOP" at the prompt.
  345.  
  346.  
  347.          2.0 ADDING DATA TO THE GS TROOP TRACKER TROOP ROSTER
  348.  
  349.      2.1 Mechanics of Adding Data. With the GS TROOP TRACKER Master 
  350. Menu on the screen, simply press the "1" key to initiate the add data 
  351. process. If, having pressed the "1", you then decide you don't want to 
  352. add a record to the roster, press the "Esc"ape key in the First Name & 
  353. Initials field and then press "E" for exit at the end of the record.
  354.  
  355.   ** 2.1.1 TIP: Throughout GS TROOP TRACKER, keep the CAPS LOCK 
  356. function of your computer ON. While most of the sorting done 
  357. throughout GS TROOP TRACKER is date related, the reports produced will 
  358. be more uniform if all letters are in upper case throughout. This is 
  359. not, however, a requirement for entering data in any field as GS TROOP 
  360. TRACKER converts data to upper case where that is required.
  361.  
  362.      2.2 Discussion of the contents of the various fields in the Troop 
  363. Roster dataset. While many of the fields in this record are self 
  364. explanatory, there are a few which require expansion. For some fields, 
  365. this expansion is simply in the form of tips while for others there 
  366. are some system requirements. Please read these carefully.
  367.  
  368.      2.2.1 RECORD. This is a machine-generated field which simply 
  369. tells you how many records are in your dataset.
  370.  
  371.   ** 2.2.2 DATE. This is a machine-generated field which simply tells 
  372. you the date your machine believes it is. NOTE: Some operators lazily 
  373. do not insure that their computer has the correct date and time on the 
  374. system clock before they begin work. GS TROOP TRACKER uses the system 
  375. clock to fill a field in the Troop Roster which indicates when the 
  376. Girl or Leader concerned joined the unit. This field is later used to 
  377. discriminate records in some instances and when transferring a Girl or 
  378. Leader from the active to the Former Member dataset. PLEASE INSURE 
  379. THAT YOUR SYSTEM CLOCK IS CORRECT PRIOR TO STARTING GS TROOP TRACKER.
  380.  
  381.      2.2.3 FIRST NAME & INITIALS. Self explanatory. Note the comments 
  382. in 2.1 regarding aborting data entry.
  383.  
  384.      2.2.4 FAMILY [or LAST or SUR-] NAME. Self explanatory.
  385.  
  386.      2.2.5 ADDRESS, CITY, STATE [H-J]. Self explanatory.
  387.  
  388.  
  389.  
  390.                                  -2-
  391.   ** 2.2.6 ZIP, PLUS4, AREA CODE, TELEPHONE . Self explanatory. Notice 
  392. that the space for area code is larger than most area codes. This 
  393. might give you space for telephone and extension, in area code and 
  394. telephone number slots, if the area code is known and will never 
  395. change; maximum characters in the area code blank is 7.
  396.  
  397.      2.2.7 FAMILY DATA. Self explanatory.
  398.  
  399.  
  400.                      3.0 EDITING GS TROOP TRACKER
  401.  
  402.      3.1 Mechanics of Editing GS TROOP TRACKER Troop Roster Records. 
  403. GS TROOP TRACKER gives you the opportunity to edit any element of 
  404. information in any of its various datasets. With the TROOP TRACKER 
  405. Master Menu displayed, press the "2" key and GS TROOP TRACKER will 
  406. present your with a secondary menu allowing you to select the dataset 
  407. to be edited. GS TROOP TRACKER will then  prompt you for the name of 
  408. the individual whose data you wish to edit. A <cr> at that prompt will 
  409. take you back to the GS TROOP TRACKER Main Menu. When you type in a 
  410. Girl or Leader's name at the prompt, GS TROOP TRACKER will isolate the 
  411. record(s) that belong to that individual in the selected dataset and 
  412. display it (them, one at a time) on the screen for editing. A side 
  413. benefit of this editing process is that, once you're in the Roster 
  414. dataset in the edit mode, you can move around the entire roster and 
  415. edit records as you wish.
  416.  
  417.   ** 3.1.1 This ability to move to all the records in the roster 
  418. dataset is extremely useful for editing the begin dates for members of 
  419. the unit. In section 2.2.2, we mentioned that GS TROOP TRACKER uses 
  420. the system clock and that one of the uses of the system clock is to 
  421. add data to this BEGDATE field. Since you will be entering all members 
  422. of the unit at one or two sittings in order to get this system up and 
  423. running, before you get too far into using the system you want to 
  424. remember to edit these BEGDATEs to the correct dates for each member 
  425. of your unit.
  426.  
  427.  
  428.        4.0 DELETING A MEMBER OF YOUR UNIT FROM GS TROOP TRACKER
  429.  
  430.      4.1. Mechanics of Deleting a Member of the Unit from GS TROOP 
  431. TRACKER. At the GS TROOP TRACKER Main Menu prompt, type in the number 
  432. "3" to activate the deletion module. WARNING: BE SURE THIS IS WHAT YOU 
  433. WANT TO DO BEFORE YOU PROCEED TOO FAR INTO DELETE.
  434.  
  435. ** 4.1.1 This module will prompt you for the name of the individual 
  436. whose record you want to delete from the database. The system will go 
  437. to that record and verify that this is the individual you want out 
  438. before proceeding. Upon verification, GS TROOP TRACKER will delete ALL 
  439. references to that individual from all secondary datasets [e.g., 
  440.  
  441.  
  442.  
  443.                                  -3-
  444. Achievement Dataset, Service Record Dataset, etc.] and will then move 
  445. the name, date the individual joined the unit [BEGDATE] and date you 
  446. are making this deletion into the Former Member Dataset. This is 
  447. another reason to insure that the systems clock is correct before 
  448. entering GS TROOP TRACKER.
  449.  
  450.   ** 4.2 TIP: Do an edit of the individual to be deleted prior to 
  451. deletion to ensure that a member's BEGDATE, and name is as you want it 
  452. to appear in the Former Member dataset. Further, print two copies of 
  453. the individual's record with the unit (one for the individual and one 
  454. for the troop's records) before you delete the Girl or Leader.
  455.  
  456.  
  457.           5.0 UPDATING AN INDIVIDUAL GIRL OR LEADER'S RECORD
  458.  
  459.      5.1 Mechanics of Updating and Individual Girl or Leader's Record. 
  460. This option should be selected to record individualized data such as 
  461. Registration record, Achievements, Leadership Experiences and Training 
  462. Taken. At the GS TROOP TRACKER Main Menu prompt, press the "4" to 
  463. invoke the portions of the program which will update the various 
  464. secondary datasets. You will be presented with a secondary menu in 
  465. which you will be offered a selection of secondary datasets. Depending 
  466. upon the option you select at this second menu, you will then be 
  467. prompted for various pieces of information that the system will 
  468. require to add data to a specified dataset.
  469.  
  470.   ** 5.2 TIPS: Add all skills, languages, and non-GSUSA training an 
  471. individual may have received to the Training dataset. This is one of 
  472. two datasets that GS TROOP TRACKER will search when you ask it for a 
  473. printout of all individuals with a certain skill. An individual's 
  474. experience just might serve as sufficient skill for some activities.
  475.  
  476.  
  477.         6.0 ADDING A TROOP OR PATROL ACTIVITY TO THE DATABASE
  478.  
  479.   6.1 Mechanics of adding a Troop or Patrol Activity to the database. 
  480. This option should be used to record unit activities such as Service 
  481. Projects, Girl Scout Events, Trips, and Camping Experiences. At the GS 
  482. TROOP TRACKER Main Menu, select option 5. As above, GS TROOP TRACKER 
  483. will then ask you to select a specific dataset to which information is 
  484. to be added and will solicit the common data (e.g., destination and 
  485. date of a trip) regarding the activity to be logged. GS TROOP TRACKER 
  486. will then take you through the Troop Roster, asking you if each member 
  487. did or did not participate in the activity. Your responses to this 
  488. query will decide whether a particular individual's record is updated 
  489. with the activity information or not.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.                                  -4-
  497.   ** 6.2 Tip. If you have Girls who leave an event early, or arrive 
  498. late to an event, you can log their attendance as a separate event so 
  499. that their number of days and nights is accurate. Essentially, what 
  500. you would do is to repeat all relevant data entered for the first 
  501. activity log entry, except for the dates, which you would change to 
  502. reflect the different dates attended.
  503.  
  504.  
  505.                     7.0 PRINTING ROSTERS OR LABELS
  506.  
  507.      7.1 Mechanics of printing rosters or labels. At the GS TROOP 
  508. TRACKER Main Menu, select option 6 to activate this module. You will 
  509. be presented with a secondary menu that will offer you a selection of 
  510. three different label formats or three roster formats, discussed below.
  511.  
  512.      7.2 Printing Rosters. GS TROOP TRACKER will prepare a roster of 
  513. the Girls or Leaders in a troop which will include:
  514.                For Girls:     For Leaders:
  515.                Name           Name
  516.                Address        Address
  517.                Telephone      Home Telephone
  518.                Parent's Names
  519.  
  520.      In addition to these rosters, GS TROOP TRACKER will also produce 
  521. a roster of former members of your unit which includes their name, the 
  522. date they joined the unit and the date they were removed from the 
  523. troop roster.
  524.  
  525.      7.2.1 The printing function invoked here includes an imbedded 
  526. command to your printer to use the compressed print mode. This allows 
  527. GS TROOP TRACKER to print four roster entries across a line of the 
  528. printed page.
  529.  
  530.      7.3 Printing Labels. GS TROOP TRACKER is designed to produce 
  531. labels using labels of the following dimensions:      
  532.           Label width: 35 characters (3.5 inches)
  533.           Label height: 5 lines
  534.           Left Margin: 0
  535.           Lines between labels: 1 (a total of 1 inch per label)
  536.           Labels across the page: 1
  537.  
  538. GS TROOP TRACKER will print three types of labels:
  539.  
  540.      7.3.1 A set of labels for all Girls in the Troop addressed, "To 
  541. the Parents of " each Girl. These are envisioned to be used with 
  542. newsletters, committee letters, and other such mailings.
  543.  
  544.      7.3.2 A set of labels for all Leaders in the unit. As with the 
  545. "parent" labels, these are envisioned for specific mailing purposes.
  546.  
  547.  
  548.  
  549.                                  -5-
  550.  
  551.      7.3.3 A set of generic return address labels. These labels, which 
  552. include the Council, District, and Unit identification are envisioned 
  553. to be used as return address labels where the returnability of the 
  554. mailing is irrelevant (since no real "address" data is included) or 
  555. they can be used to produce gummed labels for labeling unit equipment.
  556.  
  557.  
  558.                 8.0 PRINTING/VIEWING SPECIFIED REPORTS
  559.  
  560.      8.1 Mechanics of printing or viewing reports. At the GS TROOP 
  561. TRACKER Main Menu, select option "7" to activate the printing module. 
  562. At the secondary menu, select the desired report and respond to system 
  563. prompts as appropriate. In general, GS TROOP TRACKER is set up to 
  564. deliver 75 characters of print across a page with a 5 character margin.
  565.  
  566.   8.1.2 Individual Girl (or Leader) Record. (This report will only be 
  567. printed.) This report will print all details of a Girl (or Leader) as 
  568. reflected in Troop records. The data is presented so that this report 
  569. can serve as a Transfer Sheet for an individual as it contains a place 
  570. for a certifying signature from the Scoutmaster.
  571.  
  572.      8.1.3 Members with a Particular Skill. (This report can be either 
  573. printed or viewed.) To produce this report, GS TROOP TRACKER will ask 
  574. for the skill you are searching for. It will then search the Merit 
  575. Badge dataset and the Training dataset to see who in the unit has the 
  576. desired skill. You will be given a list of these people with the 
  577. element of information that made GS TROOP TRACKER select them. 
  578.      NOTE: Specifying the skill you will be searching on is an 
  579. acquired skill which is based, in part, on how much data you have 
  580. logged into the system on the skills your Girls or Leaders have 
  581. received in training. As discussed in section 5, the more details you 
  582. insert in the training dataset the better you will be able to use this 
  583. function.
  584.  
  585.  
  586.               9.0 BACKING UP TROOP DATA TO FLOPPY DISK.
  587.  
  588.      9.1 THIS PROCEDURE IS DESIGNED TO BE USED ONLY BY HARD DISK 
  589. SYSTEMS. Double floppy disk systems can achieve the desired level of 
  590. data security by simply copying the diskette with the various .DBF and 
  591. the IDENT.MEM files onto a blank, formatted diskette using DOS.
  592.  
  593.      9.2 Backing up data is a procedure that is seldom appreciated 
  594. until a tragic accident or electronic malfunction reminds people that 
  595. they should have backed up. WE STRONGLY URGE UNITS TO MAINTAIN SECURE 
  596. COPIES OF ALL DATA. In fact, we recommend that units maintain a two or 
  597. three tiered backup system so that you have a somewhat redundant 
  598. backup disk collection.
  599.  
  600.  
  601.  
  602.                                  -6-
  603.      9.3 Before invoking this module, please ensure that you have a 
  604. blank, formatted diskette available. REMEMBER, write on the label 
  605. before putting the label on the diskette.
  606.  
  607.  
  608.        10. RECONFIGURING OR REDEFINING YOUR PRINTER INFORMATION
  609.  
  610.   11.1 To activate the redefine your printer function, press the 
  611. letter "P" while in the GS TROOP TRACKER Main Menu. You will be 
  612. prompted to input the reference number that is used with your printer. 
  613. The list of Printers support by GS TROOP TRACKER and their reference 
  614. numbers is located in Appendix C.
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.                                  -7-
  656.                                GS TROOP
  657.                                TRACKER
  658.                              Version 1.0
  659.  
  660.                           (C) Copyright 1992
  661.  
  662.                           Robert Barrentine
  663.                         321 1/2 Gorman Avenue
  664.                    Laurel, Maryland, USA 20707-4707
  665.                          Tel. (301) 490-7104
  666.  
  667.                                LICENSE
  668.  
  669.      The GS TROOP TRACKER program is a copyrighted software product 
  670. developed and owned by Robert Barrentine, located in Laurel, Maryland, 
  671. USA.
  672.  
  673.      Robert Barrentine grants you the right to reproduce and use 
  674. copies of this version of his GS TROOP TRACKER software product, 
  675. subject to the limitations specified below, and on the express 
  676. condition that you do not receive any payment, commercial benefit, or 
  677. other consideration for such use, or change this license agreement or 
  678. the following copyright notice which appears in the software, 
  679. documentation, user interface, menus, and magnetic media: (C) 
  680. Copyright 1992 Robert Barrentine. All rights reserved worldwide.
  681.  
  682.                              Limitations
  683.  
  684.      You may make and keep backup copies of the software for your 
  685. personal use, provided that you copy all the copyright, trademark, and 
  686. other information indicated on the initial screen display on each 
  687. backup copy label.
  688.  
  689.      Registered users receive Unlimited Technical Support in response 
  690. to written queries or toll-free telephone queries (8 a.m.- 4p.m. EST). 
  691. To register, mail the GS TROOP TRACKER Registration Form/Invoice, 
  692. Appendix B of this manual, with a check drawn on a U.S. bank for the 
  693. registration fee to this address:
  694.                       Robert Barrentine
  695.                       321 1/2 Gorman Avenue
  696.                       Laurel, Maryland, USA 20707-4707
  697.  
  698.      THIS PRODUCT IS LICENSED "AS IS" WITHOUT ANY WARRANTY OF 
  699. MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, PERFORMANCE, OR 
  700. OTHERWISE; ALL WARRANTIES ARE EXPRESSLY DISCLAIMED. BY USING GS TROOP 
  701. TRACKER, YOU AGREE THAT NEITHER ROBERT BARRENTINE NOR ANY OTHER 
  702. RELATED PARTIES WILL BE LIABLE TO YOU OR ANY THIRD PARTY FOR ANY USE 
  703. OF (OR INABILITY TO USE) OR PERFORMANCE OF THIS PRODUCT, OR FOR ANY 
  704. DAMAGES WHATSOEVER WHETHER BASED ON CONTRACT, TORT, OR OTHERWISE, EVEN 
  705. IF WE ARE NOTIFIED OF SUCH POSSIBILITY IN ADVANCE. (SOME STATES DO NOT 
  706. ALLOW THE EXCLUSION OR LIMITATION OF INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL 
  707. DAMAGES, SO THE FOREGOING LIMITATION MAY NOT APPLY TO YOU.)
  708.  
  709.  
  710.  
  711.                                - A-1 -
  712.      You may not reverse-engineer, disassemble, modify, decompile or 
  713. create derivative works of this product. You acknowledge that the 
  714. product includes certain trade secrets and confidential information, 
  715. all of which is the copyrighted intellectual property of Robert 
  716. Barrentine. GS TROOP TRACKER is a trademark of Robert Barrentine. All 
  717. rights are reserved worldwide.
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.                                - A-2 -
  765.               GS TROOP TRACKER REGISTRATION FORM/INVOICE
  766.  
  767.  
  768.  
  769.   Purchaser's Name: _______________________________________
  770.  
  771.   Purchaser's Address: ____________________________________
  772.   (Include ZIP Code)
  773.                        ____________________________________
  774.  
  775.                        ____________________________________
  776.  
  777.   Date of Purchase: _____________________________________
  778.  
  779.  
  780.    1CY GS TROOP TRACKER VER 1.0 Registration Fee  $35.00
  781.  
  782.    (Residents of Maryland, please add Sales Tax
  783.     of $1.75)                                      ______
  784.  
  785.                                   TOTAL ENCLOSED:  ______
  786.  
  787.      May we send you details of other Scout related programs that we 
  788. are now developing? (Circle One)
  789.  
  790.                       YES    NO
  791.  
  792.  
  793.   Remarks:
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.                                  -B-
  818.                  Appendix C - Setting Up Your Printer
  819.  
  820.   GS TROOP TRACKER has been designed to work with the printers listed 
  821. below. Upon running GS TROOP TRACKER for the first time, you will be 
  822. asked to define the printer that you will be using with this program. 
  823. Select the printer your system is using from the list of printers 
  824. provided below and make a note (mental or otherwise) of the number 
  825. that has been assigned to that printer. When requested by GS TROOP 
  826. TRACKER, type in the number that corresponds to your printer and GS 
  827. TROOP TRACKER will make the various codes that apply to your printer a 
  828. part of its operating memory.
  829.  
  830.   NOTE: If your specific printer is not listed below, consult your 
  831. printer's User Manual to determine which of the printers listed below 
  832. are the printers that are compatible with your printer. Some trial and 
  833. error testing will indicate which printer selection gives you the best 
  834. results.
  835.  
  836.   Should you ever changes your printer, select the menu option on the 
  837. GS TROOP TRACKER Main Menu which allows you to change your printer. 
  838. After consulting the list below, type in the number that corresponds 
  839. to the new printer that you are using. GS TROOP TRACKER will make the 
  840. necessary changes to the operating files and you may immediately begin 
  841. to use your new printer settings.
  842.  
  843.  
  844.             LIST OF PRINTERS SUPPORTED BY GS TROOP TRACKER
  845. PRINTER               REFERENCE   PRINTER                  REFERENCE
  846.                       NUMBER                               NUMBER
  847. AST TurboLaser           1        Cordata LP300              20
  848. Alphacom 8125            2        Cordata Lbls 10x1"high     21
  849. Anadex 9620A             3        DaisyWriter 1500/2000      22
  850. Anadex DP-6500           4        Data Products SPG-8010     23
  851. Anadex DP-9000/DP-9500   5        Datasouth DS 180           24
  852. Anadex DP-9001/DP-9501   6        Diablo 620 & 630           25
  853. Blaser                   7        Dynax DX-15                26
  854. Brother HR1              8        Epson E/F/J/RX/LQ          27
  855. Brother HR15/25          9        Epson EX-800/1000          28
  856. C. Itoh 8510A           10        Epson LX                   29
  857. C. Itoh F10             11        Epson LX-90                30
  858. C. Itoh LIPS 10+        12        Epson MX                   31
  859. Canon LBP-8 A1/A2       13        Generic printer            32
  860. Canon LBP-8 A1/A2(ISO)  14        HP 2225C+ (Epson Mode)     33
  861. Centronics 351/352/353  15        HP 2225C+ (HP Mode)        34
  862. Centronics H80-1/H80-2  16        HP Label: 10x1" high       35
  863. Citizen MSP-10/MSP-15   17        HP Label: 11x1" high       36
  864. Comrex CR-I             18        HP Label: 7x1.5" high      37
  865. Comrex CR-II            19        HP LaserJet                38
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.                                  C-1
  871.  
  872. PRINTER               REFERENCE   PRINTER                  REFERENCE
  873.                       NUMBER                               NUMBER
  874. HP LaserJet 500/+/II    39        Qume Sprint 9/45, 9/55     86
  875. HP PaintJet (HP3630)    40        Sanyo PR-5500              87
  876. IBM 80 CPS Graphics     41        Silver Reed 550 (Line)     88
  877. IBM 80 CPS Matrix       42        Silver Reed 550 (Ser)      89
  878. IBM Color Printer       43        Silver Reed 770            90
  879. IBM LetterQuality 5218  44        Star Gemini 10-X/15-X      91
  880. IBM Pageprinter 3812    45        Star Radix 10/15           92
  881. IBM Proprinter          46        Texas Inst 850/855         93
  882. IBM Quietwriter 5201    47        Texas Inst 860/865         94
  883. IBM Quietwriter III     48        Toshiba P 341/351          95
  884. IBM Wheelprinter 5216   49        Toshiba P1340              96
  885. IDS 460                 50        Toshiba P1350              97
  886. IDS Prism 80/132        51        Toshiba P1351              98
  887. Juki 6100               52        Xerox 2700 II              99
  888. Kyocera F-1010 (Land)   53        Xerox 4045 - 630 Mode     100
  889. Kyocera F-1010 (Port)   54   
  890. Mannesmann MT160/180    55   
  891. Mannesmann Spirit-80    56   
  892. NEC Pinwriter P2/P3     57   
  893. NEC Pinwriter P2200     58   
  894. NEC Pinwriter P5/P6/P7  59   
  895. NEC Silentwriter LC850  60   
  896. NEC Silentwriter LC860  61   
  897. NEC Spinwriter 3550     62   
  898. NEC Spinwriter 5515/25  63   
  899. NEC Spinwriter 7710/20  64   
  900. NEC Spinwriter 7715/25  65   
  901. NEC Spinwriter 7730     66   
  902. Oki Laserline 6         67   
  903. Oki Microline 182/183   68   
  904. Oki Microline 192/193   69   
  905. Oki Microline 292/3/4   70   
  906. Oki Microline 82A/83A   71   
  907. Oki Microline 84/92/93  72   
  908. Oki Okimate 20          73   
  909. Oki Pacemark 2350       74   
  910. Oki Pacemark 2410       75   
  911. Oki Pacemerk 2410-IBM   76   
  912. Oki Plug&Play 192/193   77   
  913. Oki Plug&Play 82A/83A   78   
  914. Oki Plug&Play 84/92/93  79   
  915. Panasonic KX-P1090      80   
  916. Panasonic KX-P1091      81   
  917. Panasonic KX-P3151      82   
  918. QuadLaser               83   
  919. Quadram QuadJet         84   
  920. Qume Sprint 5           85   
  921.  
  922.  
  923.  
  924.                                  C-2
  925.  
  926.